Políticas de tratamiento de datos personales
La presente política se expide en cumplimiento de la ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. en su condición de responsable del manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.
La empresa responsable del tratamiento de los datos personales:
- Razón social: ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Domicilio: Calle 129 B 56 48
- Email: pqr@onailscolombia.com
- Teléfono: 3099489
En beneficio de su objeto social, ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios de sus productos.
Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por este.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad por la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin la autorización del titular.
Los datos personales son recolectados, almacenados organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de tratamiento, según lo indicado en el numeral 3 de esta política.
El tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros o requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de niñas, niños y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto a sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el tratamiento, previo el ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. observara estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurara que:
a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento salvo, en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En esos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El tratamiento sea efectuado en el curso de la actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.
La información recolectada se utilizara para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
Las finalidades del tratamiento de datos de datos personales realizada por ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS., son las siguientes:
- Presentación de los servicios ofrecidos por ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Ejecución de los contratos suscritos con ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Servicio al cliente y mercadeo.
- Envió de información relacionada con novedades, promociones y temas de interés para los clientes de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Envió de información relacionada con la relación contractual.
- Registro de información estadística de clientes de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Registro de información de proveedores y contratistas.
- Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en las empresas de los clientes y/o proveedores ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
- Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados con ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Ejecución de contrato de trabajo correspondiente.
- Dar cumplimiento a las obligaciones que se derivan de la relación comercial, tales como, realizar todos los trámites necesarios, ante las autoridades, tales como, realizar los trámites ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales- DIAN, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
- Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencia durante su estancia en las instalaciones de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de actividades o actuaciones en las cuales se relacionen los empleados y sus familiares con ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
- Comunicación, registro, archivo, organización, tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan accionistas de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS
- Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente
constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. - Investigar, verificar y validar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de la que ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. legítimamente disponga.
En caso de que ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 del 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. en su calidad de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisitos para el tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 (o en las normas que lo reglamentan, adicionen, complementen o modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4 del artículo 10 del
decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo a ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y la constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El área administrativa de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. será la responsable del área de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del titular de la información personal.
6.1. Procedimiento para acceso y de consulta
El titular de los datos, o su causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS., para lo cual deberá formular la siguiente petición por escrito, y radicarla ante el área encargada de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS de lunes a viernes en horario 9:00 AM a 6:00 PM, en la calle 129 56B 48 en Bogotá,.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel. Se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
a). El reclamo se formulará mediante solicitud radicada ante el área administrativa de ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. de lunes a viernes en horario 9:00 AM a 5:30 PM, en la calle 129 56B 48 en la ciudad de Bogotá.
b). Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, Se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
(I). La identificación del Titular.
(II). Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(III). Los documentos que acrediten la identidad del titular, o la representación de su
representante.
(IV). La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el
titular busca ejercer alguno de sus derechos.
(V). la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(VI). Los documentos que se quiere hacer valer.
(VII). Firma, número de identificación y huella.
(VIII). Radicación en original
d). Si el reclamo resulta incompleto, ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e). Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación a el interesado.
f). una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a los dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido:
g). El termino máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones prevista en la ley 1581 de 2012.
b). Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
C). Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para el cual fueron recolectados.
d). Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS.
e). es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
i. la solicitud de supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
ii. la eliminación de datos obstaculice actualizaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
iii. los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
El titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
En desarrollo del principio de seguridad, ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. Ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir la adulteración, perdidas, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido por parte de sus titulares y ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legítimas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, ORGANIC NAILS DE COLOMBIA SAS. no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales.
La política rige a partir del 05 de enero de 2022.
Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.